ÖNEMLİ İŞLERE ÖNCELİK

 ÖNEMLİ İŞLERE ÖNCELİK VE İŞİ TAMAMLAMAK

     “Hayatta büyük başarının, saygınlığın, statünün ve mutluluğun anahtarı, önünüzdeki en önemli işe başka bir şeyle ilgilenmeksizin konsantre olmak, onu iyi yapmak ve tamamına erdirmektir.” (Brian Tracy)

     “Harika bir hayat, başarılı bir kariyer sürdürmenin ve kendinizi olağanüstü hissetmenin anahtarlarından biri de önemli işlere başlayıp onları bitirme alışkanlığını geliştirmektir.” (Brian Tracy)

     Brian Tracy, bu sözleriyle önemli işlere öncelik vermenin ve bir işi tamamına erdirmenin ne kadar hayati olduğunu vurguluyor. Şöyle dediğinizi duyar gibiyim: “Zaten yapılması gereken çok fazla iş var” ya da “İşlere yetişemiyorum,” “Günün 24 saati bana yetmiyor” gibi şikayetlerde bulunuyor olabilirsiniz.

     Bazı insanlar bu tür şikayetlerle sızlanabilirler ve hayatlarında pek bir değişiklik olmaz. Ancak aynı zamanda, aynı çağda yaşadığımız, zamanlarını önceliklerine göre yöneten pek çok başarılı ve etkin kadın ve erkek de bulunmaktadır. Başarılı insanların zaman ve odak yönetimi konusunda yapabildiği, diğer insanların yapamadığı ne ya da neler olabilir? Bir insan, zamanını (yani aslında hayatını) daha etkin ve başarılı olmasını sağlayacak şekilde nasıl yönetebilir? Nelere dikkat etmelidir? Neleri yapmalı, neleri yapmamalı? Neleri daha çok yapmalı, neleri ise daha az yapmalıdır?

Pareto İlkesi: "Az, Çoktan Fazladır"

     İtalyan iktisatçı Vilfredo Pareto’nun 1895 yılında değindiği bir gerçek vardı. Bu gerçeğe daha sonra “Pareto İlkesi” denildi. Pareto şunu keşfetmişti: Toprakların %80’i, nüfusun %20’sine aitti; paranın %80’i de nüfusun %20’sinin kontrolündeydi. Buradan hareketle, toplumu iki gruba ayırdı: Üstteki %20’lik azınlık ve alttaki %80’lik çoğunluk. Daha sonra “iş dünyası”nda ve hayatın diğer alanlarında da fark edildi ki kazandığımız paranın %80’i, etkinliklerimizin %20’sinin sonucudur. Kişisel başarılarımızın %80’i, çalışmalarımızın %20’sine bağlıdır. Pareto İlkesine kısaca “80/20 kuralı” da denir. Ancak illaki oranın 80/20 olması gerekmiyor. Bu oran, 70/30, 90/10, 95/5 gibi farklı şekillerde de olabilir. Temel ilke aynıdır: “Azlar, çokları netice veriyor.”

     İnsanların zamanın yetmemesinden, işleri zamanında yetiştirememekten şikâyet etmelerine mutlaka denk gelmişsinizdir. Bu konuda kendilerince haklıdırlar da aslında. Ancak anlamamız gereken ilk husus şudur: “Her işi yapmaya zaman asla yetmez, fakat en önemli işleri yapmaya daima vakit vardır.” (Zorunlu Verimlilik Yasası) Tüm işleri yapmamız gerekmiyor. Delege edebileceklerimizi delege edelim, eleyebileceklerimizi eleyelim. Etkili, verimli ve başarılı olmak için gerçekten önemli olan işlere öncelik verelim. Sadece bizim iyi bir şekilde yapabildiğimiz, sonuçlar üzerinde önemli katkısı ve getirisi olan işleri belirleyelim ve belirlediğimiz bu işleri bitirmeden başka bir şeyle meşgul olmayalım. Planlı ve organize yaşayan ve düşünen insanlar olalım. Gündemimizde önemli işlerimiz olsun ve önce bunları halledelim. Sonra eğer istersek, küçük ve eğlenceli işleri halledebiliriz.

Planlama ve Organizasyon: Yazılı Yaşama Alışkanlığı

     Peki, planlı ve organize yaşayan ve düşünen bir insan haline nasıl gelebiliriz? Öncelikle “yazılı yaşama alışkanlığı” kazanmalıyız. Yanımızda küçük not defterleri taşıyabiliriz. Bu sayede yapmayı planladığımız tüm işleri, hatırlamamız gereken hususları, hem de aklımıza birden gelen orijinal fikirleri hızlıca not alabiliriz. Aklınıza “Notlarımızı cep telefonuna ya da tablete yazsak daha iyi olmaz mı?” diye bir düşünce gelebilir. Ancak bu konuda Brian Tracy şöyle der: “Her zaman kâğıt üzerinde düşünün, olayları yazın. Yazdığınız esnada eliniz ile beyniniz arasında özel bir iletişim doğar. İlgili konular bakımından daha büyük bir berraklık ve anlayışa sahip olursunuz. Daha iyi düşünürsünüz. Algı gücünüz artar. Kısacası daha akıllı hale gelir ve daha yaratıcı olursunuz.”

     Beynimizden parmak uçlarımıza giden otuz bin çift sinir ucu, yani nöronlarımızın uzantıları var. Yazdığımız şeyler, zamanla bizim bir parçamız haline gelir. Beynimizin sekreterlik hizmetinden yararlanmak veya diğer bir tabirle, bilinçaltımızın yapacağımız işler üzerinde gece-gündüz demeden çalışmasını sağlamak için ne yapmalıyız? Yapmamız gereken şu: Yapılması gereken işleri bir gün önce, akşam yatmadan önce tek tek maddeler halinde yazıyoruz. Sonra bu işleri, en önemliden en önemsize doğru sıralıyoruz. Birinci öncelikli işimiz, başarımıza ve etkili bir insan olmamıza en fazla getirisi olacak iş olmalı. Sonra sırasıyla ikinci en önemli iş, üçüncü en önemli iş şeklinde listemiz devam etmeli. Birinci iş bitmeden ikinciye, ikinci iş bitmeden üçüncüye geçilmemeli. Günlük hayatta acil durumlar ortaya çıkabilir. Böyle bir durumla karşılaştığımızda, o işi önem sırasına göre not alıp halledebiliriz. Eğer o işi başkasının yapması mümkünse, bırakalım o yapsın. Eğer biz yapmak zorundaysak, hemen halledip listemize kaldığımız yerden devam edelim.

     Pareto İlkesi’ne göre düşünürsek; listemizde yapılması gereken 10 iş olduğunu varsayalım. Eğer listemizi gerçekten önem sırasına göre doğru bir şekilde sıralamışsak, listemizdeki en önemli ilk iki işin etkinlik ve başarımıza katkısı, diğer 8 işin toplamına eşit ya da daha fazla olmalıdır.

Başarıya Giden Yolda: Az Çoktan Fazladır

     Günlük hayatın koşuşturmaları içinde çok iş yapmanın, sürekli bir şeylerle meşgul olmanın başarılı olmak için yeterli olduğunu zannediyoruz. Halbuki önemli olan; ne kadar çok işle meşgul olduğumuz değil, önemli olan ne işle meşgul olduğumuz ve bu işlerimizin ne kadarını başarıyla sonuçlandırdığımızdır. Çok fazla işle meşgul olmaktansa, bize getirisi fazla olan—maddi ve manevi doyum sağlayan—önemli işlerimize öncelik verelim ve onları tamamen bitirmeden başka işlerle ilgilenmeyelim.

     Jim Rohn, “Her disiplinli çabanın birden çok ürünü vardır.” der. Bizim de önemli işlere öncelik, yazılı yaşama alışkanlığı, planlama ve diğer alanlardaki düzenli gayretlerimizin beklediğimiz ve beklemediğimiz birçok ürünü olabilir. Her gün, planlama için ayıracağımız 10-15 dakikalık sürenin bize yaklaşık 120 dakikalık zaman tasarrufu olarak geri dönüşü olabilir. “Planlamanın İyisi, Kötü Performansı Engeller” (PİKPE). Biz de her gün planlamayı savsaklamaz, önemli işlerimize öncelik verirsek kısa süre içinde yararlarını görmeye başlayacağımızdan emin olabiliriz. Bu ilkeler basit ve aynı zamanda güçlü ilkelerdir. Tekrar hatırlatayım; bu ilkelere göre yaşamak, hayatımızı çok olumlu yönde etkileyebilir.

     Başladığımız işin %100’ünü bitirelim. Bir işi bitirdiğimizde beynimiz endorfin salgılar ve kendimizi daha iyi, daha enerjik ve mutlu hissederiz. Endorfin salgılanması bize iyi gelir ve bu durum bizde “pozitif bağımlılık” oluşturur. Eğer insanlar başladıkları işlerin %100’ünü değil de %99,9’unu tamamlasa ne olurdu? Jack Canfield, “Başarı İlkeleri” isimli kitabında bunu şöyle açıklar: “Aşağıdaki çalışma koşullarında yalnızca %99,9 oranında bir kalite taahhüdünün ne anlama geleceğini bir düşünün:

• O’Hare Uluslararası Havaalanına her gün iki emniyetsiz iniş,

• Saatte 16.000 kayıp posta,

• Yılda 20.000 yanlış yerleştirilmiş ilaç prospektüsü,

• Her hafta yanlış yapılan 500 ameliyat,

• Saatte yanlış hesaptan tahsil edilen 22.000 çek,

• Her yıl kalbinizin 32.000 defa atmayı başaramaması.”

     Ne dersiniz, %0,1’lik fark önemsiz mi? Bir daha düşünün isterseniz. Jack Canfield yazının devamında şöyle der: “%100’ün neden bu kadar önemli bir yüzde olduğunu görebiliyor musunuz? Yaptığınız her işte mükemmelliğe %100 taahhüdünüz olsaydı, hayatınızın ve tüm dünyanın ne kadar iyi olacağını düşünün.”

Planlamanın ve Önceliklerin Gücü: Bethlehem Çelik Şirketi Örneği

     Önemli işlere öncelik ve planlamanın önemini, yaklaşık 100 yıl önce yaşanmış bir olay çok güzel anlatır: Bethlehem Çelik Şirketi başkanı Charles Schwab, Ivy Lee adındaki bir verimlilik uzmanına bir randevu vermişti. Görüşmede Lee, Schwab’a şirketini daha iyi yönetmesinde yardımcı olabileceğini söylemişti. Schwab, şirketini yönetmesini bildiği en iyi şekilde yönetemediğini kabul etmiş, ancak ihtiyacı olanın daha çok bilmek değil, daha çok uygulamak olduğunu belirtmişti. Demişti ki, “Ne yapmamız gerektiğini biliyoruz; şimdi siz bize bunu yapmanın daha iyi bir yolunu gösterebilirseniz, sizi dinlerim ve size makul sınırlar içinde her ödemeyi yaparım.” Lee ona, yirmi dakika içinde başarılarını en az %50 oranında artıracak bir şey verebileceğini söyledi. Sonra da Charles Schwab’a boş bir kâğıt uzatarak şöyle dedi: “Bu kâğıda, yarın yapmanız gereken en önemli altı şeyi yazın.”

     Mr. Lee daha sonra, “Şimdi bunları siz ve şirketiniz için taşıdıkları öneme göre numaralandırın.” dedi. Bu, yaklaşık beş dakika sürdü. Sonra Mr. Lee şöyle devam etti: “Şimdi bu kâğıdı cebinize koyun ve yarın sabah ilk iş olarak çıkarın, birine bakın. Diğerlerine bakmayın, sadece bire bakın ve tamamlanana kadar onun üzerinde çalışın. Sonra aynı şekilde ikinci maddeye bakın, sonra üçüne ve iş günü sona erene dek böyle devam edin. Sadece ikisini tamamlarsanız, üzülmeyin. En önemli hususlar üzerinde çalışmış olacaksınız.”

     “Bunu her gün yapın.” diye devam etti Lee, “Bu sistemin değerine inandığınızda, adamlarınıza da böyle çalışmalarını söyleyin. İstediğiniz süre deneyin, sonra da bu fikrin değeri neyse, onu karşılayacak bir çek yazıp gönderirsiniz.”

     Tüm bu görüşme, yaklaşık yarım saat sürmüştü. Birkaç hafta içinde Schwab, Ivy Lee’ye 25.000 dolarlık bir çekle, bu dersin maddi yönden gerçekten ömründe elde ettiği en değerli ders olduğunu söylemişti.

Günlük Hayatta Uygulanabilir Pratik Öneriler

1. Öncelik Listesi Oluşturun

     Her akşam yatmadan önce, ertesi gün yapmanız gereken en önemli işleri listeleyin ve bu işleri önem sırasına göre sıralayın. En önemli işten başlayarak sırayla ilerleyin. Bir iş bitmeden diğerine geçmeyin.

2. Yazılı Planlama Yapın

     Günlük planlamalarınızı mutlaka yazılı olarak yapın. Not defterleri veya planlayıcılar kullanarak, beyninizdeki düşünceleri somutlaştırın. Bu, zihinsel berraklığınızı artırır ve işlerinizi daha verimli hale getirir.

3. Pareto İlkesi'ni Uygulayın

     Günlük işlerinizi önem derecesine göre ayırın ve Pareto İlkesi'ni (80/20 kuralı) göz önünde bulundurun. Sizi başarıya götürecek en önemli işleri belirleyin ve bu işlere odaklanın.

4. Dikkat Dağıtıcılardan Kaçının

     Önceliklerinize odaklanırken, sizi dikkatinizi dağıtacak unsurlardan uzak durun. Gereksiz toplantılar, sosyal medya kullanımı veya diğer dikkat dağıtıcı aktivitelerden kaçının.

5. Kendinizi Ödüllendirin

     Başarılı bir şekilde tamamladığınız her önemli iş için kendinizi küçük ödüllerle motive edin. Bu, motivasyonunuzu artırır ve sizi daha verimli kılar.

6. Yapılacaklar Listenizi Gözden Geçirin

     Düzenli olarak yapılacaklar listenizi gözden geçirin ve gerekirse yeniden önceliklendirin. İşlerinizi bitirdikçe listenizdeki diğer maddelere odaklanın.

Sonuç

     Başarıya giden yolda, önemli işlere öncelik vermek ve bu işleri %100 tamamlamak hayati önem taşır. Pareto İlkesi'ni hayata geçirerek, zamanınızı ve enerjinizi en önemli işlere odaklayabilir, verimliliğinizi artırabilir ve başarıya ulaşabilirsiniz. Planlı ve organize bir yaşam sürmek, her günün sonunda kendinizi daha mutlu, enerjik ve başarılı hissetmenizi sağlayacaktır. Unutmayın, başarı detaylarda gizlidir ve disiplinli bir şekilde uygulanan bu basit ilkeler, hayatınızı olumlu yönde değiştirebilir.

Kaynakça

1. Tracy, B. (2007). Eat That Frog!: 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time. Berrett-Koehler Publishers.

2. Canfield, J. (2004). The Success Principles: How to Get from Where You Are to Where You Want to Be. HarperCollins.

3. Rohn, J. (2012). The Five Major Pieces to the Life Puzzle. Rohn: America’s Foremost Business Philosopher.

4. Schwab, C. M. (2008). Charles M. Schwab: The Human Touch in a Business World. The University of North Carolina Press.